Kostenlose Angebots- und Rechnungssoftware für Heizungsbauer

Im Angebotseditor bringen Sie jede Position in ihrer echten Einheit unter: die Wärmepumpe oder den Heizkessel pro Stück, die Anzahl der Heizkörper, die laufenden Meter Kupfer- oder Mehrschichtverbundrohr, die Quadratmeter Fußbodenheizung, den Warmwasserspeicher, den Thermostat und die Pauschale für die Inbetriebnahme. Eine Gliederung in Abschnitte (Material, Montage, Einregulierung) macht das Angebot lesbar für einen Kunden, der zwei Betriebe vergleicht. Die USt liegt auf jeder Zeile und die Summe aus Netto, USt und Brutto ändert sich, sobald Sie die Mengen anpassen. Drei Angebote pro Monat sind im kostenlosen Tarif enthalten.

Statt dieselbe Position bei jedem Auftrag neu aufzubauen, starten Sie von einer bereits zerlegten Leistungsposition: eine Montage einer Luft-Wasser-Wärmepumpe mit Außeneinheit, Hydraulikmodul und Anschlüssen, ein Austausch einer Gasheizung mit Ausbau und Entsorgung, eine komplette Schleife Fußbodenheizung. Sie passen Mengen und Preise an Ihre Sätze an und rufen die Position von einer Baustelle zur nächsten wieder auf. Dieser gemeinsame Katalog vorkalkulierter Positionen öffnet sich ab dem Tarif Pro. Im kostenlosen Tarif bauen und verwenden Sie Ihre eigenen Positionen, ohne den gemeinsamen Fundus.

Das Angebot für die Wärmepumpe geht zur elektronischen Unterschrift und Ihr Kunde bestätigt es vom Sofa aus, auf dem Handy, ohne Drucker und ohne Scanner. Ist die Unterschrift erfasst, wechselt das Angebot in den Status unterschrieben und Sie lösen die Materialbestellung mit ruhigem Gewissen aus. Die Funktion ist ab dem Tarif Pro verfügbar. Sie verkürzt die Zeit zwischen dem Ortstermin und der Bestellung beim Großhändler, ein echter Gewinn, wenn die Lieferzeiten für Wärmepumpen lang werden. Alles läuft am Bildschirm, was voraussetzt, dass Ihr Kunde beim Bestätigen online ist.

Ein angenommenes Angebot wird zur Rechnung, ohne dass Sie eine einzige Zeile neu erfassen. Ein reiner Kesseltausch wird mit einer einzigen Rechnung beglichen. Bei einer Wärmepumpe samt Fußbodenheizung kassieren Sie zuerst eine Anzahlung, um die Anlage zu bestellen, dann, mit dem Tarif Pro, Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt und den Rest am Tag der Inbetriebnahme. Den Jahreswartungsvertrag stellen Sie jedes Jahr von Hand neu, wie jede andere Rechnung, ohne Lastschrift und ohne automatische Verlängerung. Die Nummerierung läuft von selbst, der Status ist nachvollziehbar (versendet, bezahlt, überfällig), und eine Gutschrift lässt sich bei einem Kulanznachlass erzeugen. Drei Rechnungen pro Monat sind im kostenlosen Tarif enthalten.

Die E-Rechnung ist in Deutschland Pflicht: seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können, die Ausstellung wird bis 2027 und 2028 schrittweise verpflichtend. Synobat erstellt Rechnungen nach XRechnung und ZUGFeRD und kann die elektronischen Rechnungen Ihrer Heizungsgroßhändler empfangen, die häufig zu den Ersten gehören, die umstellen. Der Austausch läuft über Peppol. Sie sind vorbereitet, ohne die Software zu wechseln. Die Vorbereitung lässt sich in allen Tarifen aktivieren, auch im kostenlosen, nach einem Freischaltschritt.

Der Heizungsbauer wechselt vom dringenden Störungseinsatz zum geplanten Austausch und weiter zur großen Wärmepumpen-Baustelle, manchmal am selben Tag. Die Baustellenplanung dient dazu, jeden Monteur einzuteilen, die Einsätze in der Woche zu setzen und mit einem Blick zu sehen, wer wo ist. Sie vermeiden Überschneidungen, halten Puffer für Ausfälle im tiefsten Winter frei und nennen dem Kunden einen Termin, den Sie halten. Terminplan und Teameinteilung öffnen sich ab dem Tarif Pro.

Bei einer Heizungsanlage wiegt die Arbeitszeit im Endpreis so schwer wie das Material. Die Zeiterfassung lässt jeden Monteur seine Stunden pro Baustelle melden, und Sie stellen die tatsächlich verbrachte Zeit der im Angebot geplanten gegenüber. Sie sehen, ob eine Montage der Fußbodenheizung ihr Stundenbudget gehalten oder gesprengt hat, und kalibrieren das nächste Angebot neu, um Ihre Marge zu schützen. Die Zeiterfassung öffnet sich ab dem Tarif Pro.

Wenn sich mehrere Wartungsmonteure und Installateure die Tour teilen, muss jeder seine Einsätze für den nächsten Tag kennen, ohne Sie zwischen zwei Kesselstörungen anzurufen. Das Firmenportal gibt Ihren Beschäftigten, vom Störungsdienst bis zum Wärmepumpen-Installateur, den Einblick in ihren Terminplan und ihre Stunden vom Smartphone aus. Die Anfragen sammeln sich an einer Stelle, statt per SMS und Anruf zu verstreuen, eine echte Entlastung mitten in der Heizsaison, wenn sich die Notfälle drängen. Dieses Mitarbeiterportal gehört zum Tarif Business.