Gratis offerte- en factuursoftware voor cv-installateur

In de offerte-editor krijgt elke post zijn echte eenheid: de warmtepomp of de cv-ketel per stuk, het aantal radiatoren, de strekkende meters koper- of meerlagenbuis, de vierkante meters vloerverwarming, de warmwaterboiler, de thermostaat en het bedrag voor de inbedrijfstelling. Een indeling in secties (levering, plaatsing, inregelen) maakt de offerte leesbaar voor een klant die twee installateurs naast elkaar legt. De btw staat op elke regel en het totaal excl. btw, de btw en het totaal incl. btw lopen automatisch mee zodra je de aantallen wijzigt. Drie offertes per maand staan open op het gratis plan.

In plaats van dezelfde post bij elke klus opnieuw op te bouwen, start je vanuit een al uitgewerkte werkpost: een lucht-water-warmtepomp met buitenunit, hydraulische module en aansluitingen, het vervangen van een cv-ketel inclusief verwijderen en afvoeren, een complete lus vloerverwarming. Je past aantallen en prijzen aan op jouw tarieven en roept de werkpost van de ene klus naar de volgende opnieuw op. Deze gedeelde catalogus van voorgerekende werkposten opent vanaf het Pro-plan. Op het gratis plan bouw en hergebruik je je eigen werkposten, zonder de gemeenschappelijke basis.

De offerte voor de warmtepomp gaat naar de digitale handtekening en je klant keurt hem goed vanaf de bank, op zijn telefoon, zonder printer of scanner. Zodra de handtekening binnen is, springt de offerte op de status ondertekend en start je met een gerust hart je materiaalbestelling. De functie opent vanaf het Pro-plan. Ze verkort de tijd tussen het bezoek op locatie en de bestelling bij de groothandel, echt winst wanneer de levertijden voor warmtepompen oplopen. Alles gebeurt op het scherm, dus je klant moet wel online zijn op het moment van akkoord.

Een goedgekeurde offerte wordt een factuur zonder dat je ook maar één regel opnieuw intikt. Een simpele ketelwissel reken je af met één factuur. Bij een warmtepomp met vloerverwarming vraag je eerst een aanbetaling om het toestel te bestellen, daarna, met het Pro-plan, termijnfacturen, en het restbedrag op de dag van de inbedrijfstelling. Het jaarlijkse onderhoudscontract factureer je elk jaar zelf, net als elke andere factuur, zonder incasso of automatische verlenging. De nummering loopt vanzelf door, de status volg je (verzonden, betaald, te laat), en een creditfactuur maak je aan wanneer je een klant tegemoetkomt. Drie facturen per maand zitten in het gratis plan.

In Nederland is e-facturatie voor de overheid (B2G) verplicht en voor bedrijven onderling (B2B) niet, al schakelen steeds meer partijen over via het Peppol-netwerk. Synobat zet je facturen in het NLCIUS-formaat en verstuurt ze via Peppol, en kan ook de elektronische facturen van je groothandel in verwarmingsmateriaal ontvangen, vaak een van de eersten die overstapt. Je bent er klaar voor zonder van software te wisselen. De functie werkt op alle plannen, ook het gratis, na een eenmalige activatiestap.

De cv-installateur schuift van de spoedstoring naar de geplande vervanging en verder naar de grote warmtepompklus, soms op dezelfde dag. De planning helpt je om elke monteur in te delen, de bezoeken over de week te verdelen en in één oogopslag te zien wie waar zit. Zo voorkom je dubbel geboekte tijdvakken, houd je ruimte over voor storingen midden in de winter en geef je de klant een datum die je ook haalt. De planning en de teamindeling openen vanaf het Pro-plan.

Bij een verwarmingsinstallatie weegt het arbeidsloon net zo zwaar mee als het materiaal in de eindprijs. Met de urenregistratie boekt elke monteur zijn uren per klus, en leg je de werkelijk gemaakte tijd naast wat je in de offerte had begroot. Je ziet of een vloerverwarming binnen zijn urenbudget bleef of eroverheen ging, en je stelt de volgende offerte scherper in om je marge te beschermen. De urenregistratie opent vanaf het Pro-plan.

Zodra meerdere onderhoudsmonteurs en plaatsers de route delen, moet ieder zijn klussen van morgen kennen zonder je tussen twee ketelstoringen door te bellen. Het bedrijfsportaal geeft je medewerkers, van storingsmonteur tot warmtepompinstallateur, op hun telefoon inzage in hun planning en hun uren. Vragen komen op één plek samen in plaats van via appjes en telefoontjes rond te gaan, echt een verademing midden in het stookseizoen als de spoedgevallen zich opstapelen. Dit medewerkersportaal hoort bij het Business-plan.