Gratis offerte- en factuursoftware voor loodgieters

De offerte-editor vult zich met de woordenschat van het sanitair: een tappunt dat aan- en afvoer samenneemt, het monteren van een wc, het ophangen van een wastafel of het stellen van een douchebak, telkens per stuk; per meter reken je PE, koper of meerlagenbuis af voor de toevoer en PVC voor de afvoer, plus een gemonteerde boiler. Je groepeert de regels per ruimte (badkamer, keuken, bijkeuken) of per net, zodat de klant de offerte regel voor regel doorleest. Het gekozen btw-tarief valt vanzelf op elke regel en het totaal beweegt mee terwijl je de lengtes bijwerkt die je onder de wastafel hebt opgemeten. Drie offertes per maand op het gratis plan.

Waarom elke prestatie telkens vanaf nul intikken? Je vertrekt vanuit kant-en-klare werken: een aanvoer van een tappunt met fittingen en afsluiter, het plaatsen van een hangtoilet met inbouwreservoir en bedieningsplaat, een boilerwissel met inlaatcombinatie en flexibels. De aantallen en prijzen zet je naar je eigen hand, en vervolgens haal je hetzelfde werk bij de volgende badkamer zo weer tevoorschijn. Deze gedeelde catalogus van uitgerekende werken hoort bij het Pro-plan. Op het gratis plan mag je gerust je eigen werken samenstellen en hergebruiken, alleen zonder die gedeelde catalogus.

De offerte van de badkamer gaat als handtekeningverzoek de deur uit: de klant akkoordeert vanuit zijn stoel, op telefoon of computer, zonder op zoek te hoeven naar een printer of scanner. Zodra hij getekend is, springt de offerte in Synobat op de status ondertekend en bestel je met een gerust hart de tegels, de douchebak en het kraanwerk. De elektronische handtekening opent bij het Pro-plan. Ze maakt een einde aan het heen en weer met papier en legt het akkoord van de klant vast voordat je duur materiaal voorschiet. Alles verloopt van het ene scherm naar het andere, zolang iedereen verbinding heeft.

Een geaccepteerde offerte wordt een factuur zonder dat je ook maar een regel hoeft over te typen. Voor een spoedklus die meteen wordt afgerekend, een vervangen mengkraan of slang, rondt een enkele factuur de opdracht af voordat je de woning verlaat. Voor een complete badkamer vraag je eerst een aanbetaling bij opdracht, daarna, met het Pro-plan, termijnfacturen naarmate de klus vordert, en de slottermijn zodra het water weer stroomt. Synobat nummert elk document en toont de status: verzonden, betaald of te laat. Een commerciele tegemoetkoming die misliep? Dan maak je een creditfactuur op. Het gratis plan dekt drie facturen per maand.

In Nederland is e-facturatie tussen bedrijven niet verplicht, anders dan bij de overheid, waar B2G wel verplicht is. Toch wordt het Peppol-netwerk breed gebruikt en werken steeds meer opdrachtgevers en groothandels ermee. Synobat zet je facturen in het formaat dat Peppol en de NLCIUS-standaard verwachten en is klaar om ze via dat netwerk te versturen. Het ontvangt ook de elektronische facturen die je sanitair- en verwarmingsgroothandel je toestuurt. Zo blijf je aangesloten op de standaard zonder je gewoontes om te gooien of een nieuw programma te leren, en je facturen blijven even leesbaar voor een huurder als voor de vve-beheerder die ze archiveert.

Geen enkele werkdag van een loodgieter is hetzelfde: 's ochtends een douche afmonteren, na de middag een boiler vervangen, en dan dat ene lek dat opeens tussendoor moet. Met de klusplanning van Synobat verdeel je je monteurs over de dag, spreid je het werk en zie je direct wie naar welk adres onderweg is. Je wringt een spoedreparatie tussen twee plaatsingen, je voorkomt twee afspraken op hetzelfde tijdstip en je belooft de klant een tijdvak dat je waarmaakt. De planning en de teamtoewijzing schakel je in bij het Pro-plan.

Een badkamer die twee dagen langer duurt, vreet je marge stilletjes op. Met de urenregistratie laten je monteurs hun tijd per klus invullen, en zet jij die werkelijke uren naast wat je in de offerte had begroot. Je ziet meteen of het aanleggen van het net binnen het urenbudget bleef of eroverheen ging, en je stemt je volgende renovatieofferte daarop af. De opvolging van de uren is beschikbaar vanaf het Pro-plan.

Je loodgieters in loondienst, de monteur die badkamers plaatst zoals de storingsmonteur die de spoedgevallen oppakt, hebben hun werkbon nodig zonder je bij het ontbijt te bellen. Het bedrijfsportaal opent voor hen, op hun eigen telefoon, de planning van de klussen van de dag en het overzicht van hun uren. Adressen, tijdvakken en werkinstructies staan op een plek, en einde aan de appjes die tussen twee spoedreparaties verloren gaan. Dit medewerkersportaal hoort bij het Business-plan.