Gratis offerte- en factuursoftware voor interieurbouwers

De offerte-editor neemt je maten regel voor regel op. Een keukenkast of een deurgeheel tel je per stuk, een dressing reken je af per vierkante meter frontoppervlak, een werkblad in HPL of massief per strekkende meter, parket per vierkante meter en de bijpassende plinten per meter. Alles groepeer je per ruimte of per onderdeel, levering aan de ene kant, montage aan de andere, voor een offerte die de particulier vlot doorleest. Het btw-tarief stel je regel per regel in en het totaal beweegt live mee met je maatcorrecties. Drie offertes per maand op het gratis plan.

In plaats van elke post opnieuw op te bouwen, roep je een kant-en-klare post op: een gemonteerde keukenkast met de fronten, de scharnieren en de werkuren, een deurgeheel klaar om in te stellen, een standaardmodule voor een dressing. Je past alleen nog de maten en de prijzen per project aan, en hergebruikt de post daarna van de ene offerte in de volgende. Zo'n gedeelde catalogus met voorgecalculeerde posten schakel je in via het Pro-plan. Ook gratis mag je gerust je eigen posten opbouwen en herbruiken, alleen mis je dan de basis die vakmensen samen delen.

Stuur je offerte ter elektronische ondertekening en de klant bevestigt vanuit zijn stoel, op zijn telefoon of scherm, zonder iets te printen. Zodra de handtekening binnen is, springt de offerte op de status ondertekend en bestel je het plaatmateriaal, de fronten en het maatbeslag. Dat telt zwaar in interieurbouw, waar het materiaal op de maten van de klant besteld wordt en je het niet zomaar kwijtraakt: het akkoord staat vast voordat je iets vastlegt bij een leverancier. Het Pro-plan bevat deze ondertekening, die zich helemaal in de browser van je klant afspeelt; jullie moeten dus allebei online zijn op het moment dat hij bevestigt.

Een geaccepteerde offerte wordt een factuur zonder dat je ook maar één regel overtypt. Voor de plaatsing van een paar kastdeuren volstaat één factuur. Voor een complete keuken of een lot maatwerk vraag je een aanbetaling bij bestelling, daarna, met het Pro-plan, termijnfacturen naarmate de productie en de montage vorderen, en het saldo bij oplevering. Elk document is genummerd en wordt opgevolgd (verzonden, betaald, te laat). Een correctie van de afwerking of een geste richting de klant leg je vast met een creditfactuur. Het gratis plan dekt drie facturen per maand.

In Nederland is e-facturatie tussen bedrijven (B2B) niet verplicht, maar het Peppol-netwerk en de NLCIUS-standaard worden intussen breed gebruikt, en richting de overheid (B2G) is elektronisch factureren wel verplicht. Steeds meer opdrachtgevers, van grote aannemers tot vastgoedbeheerders, vragen hun leveranciers om via Peppol te factureren. Synobat zet je facturen in het juiste formaat en verstuurt én ontvangt ze via Peppol. Zo verwerk je de facturen van je plaathandel, je keukenleverancier en je beslagfabrikant zonder je werkwijze om te gooien. Je activeert dit op elk plan, ook het gratis, na een korte instelstap. Je facturen blijven perfect leesbaar voor een particulier én voor een zakelijke opdrachtgever.

Een interieurwerkplaats jaagt op twee klokken tegelijk: de productietijd en de montageafspraak. Een keuken die op maandag geleverd wordt, een kast die op woensdag bij een andere klant in Utrecht gemonteerd wordt, een dressing die je aan het eind van de week afwerkt. De projectplanning van Synobat laat je elke monteur inplannen, de opdrachten spreiden en in één oogopslag zien wie wat en waar plaatst. Je belooft geen montage meer voordat de werkplaats het stuk heeft afgemaakt, en je reageert sneller op de vraag naar een datum. Planning en teamverdeling horen bij het Pro-plan.

In interieurbouw ligt de kostprijs evenzeer aan de werkbank als op locatie. Met de urenregistratie en de urenopvolging laten je monteurs en leerlingen hun tijd per opdracht aangeven, werkplaats aan de ene kant, montage aan de andere. Daarna vergelijk je de werkelijke uren met de uren die je in de offerte had geraamd: bleef de productie van die dressing binnen de tijd, liep de montage uit? Zo scherp je je normtijden aan en calculeer je de volgende klus preciezer. De urenopvolging activeer je met het Pro-plan.

Zodra je bedrijf medewerkers telt, monteurs onderweg en interieurbouwers aan de werkbank, moet iedereen weten welke keuken vertrekt en op welk adres de volgende montage valt, zonder jou te bellen om het na te vragen. Het bedrijfsportaal geeft je meubelmakers en monteurs mobiele toegang tot hun planning en hun urenstaat. Vragen over leverdagen en projectpunten komen op één plek samen, in plaats van in losse berichtjes. Dit medewerkersportaal hoort bij het Business-plan.