Gratis offerte- en facturatiesoftware voor verwarmingsinstallateur

In de offerte-editor plaatst u elke post in zijn echte eenheid: de warmtepomp of de ketel per stuk, het aantal radiatoren, de lopende meters koper- of meerlagenbuis, de vierkante meters vloerverwarming, de warmwaterboiler, de thermostaat en het forfait voor de indienststelling. Een indeling in secties (levering, plaatsing, regeling) maakt de offerte leesbaar voor een klant die twee installateurs vergelijkt. De btw staat op elke lijn en het totaal excl. btw, de btw en het totaal incl. btw wijzigen mee zodra u de hoeveelheden aanpast. Drie offertes per maand zijn open op het gratis plan.

In plaats van dezelfde post bij elke opdracht opnieuw op te bouwen, vertrekt u van een reeds ontlede werkpost: een plaatsing van een lucht-water-warmtepomp met buitenunit, hydraulische module en aansluitingen, een vervanging van een gasketel met uitbraak en afvoer, een volledige lus vloerverwarming. U past hoeveelheden en prijzen aan uw tarieven aan en roept de werkpost van de ene werf naar de volgende opnieuw op. Deze gedeelde catalogus van voorgecalculeerde werken opent vanaf het Pro-plan. Op het gratis plan bouwt en hergebruikt u uw eigen werken, zonder de gemeenschappelijke basis.

De offerte voor de warmtepomp gaat naar de elektronische handtekening en uw klant keurt ze goed vanuit zijn zetel, op zijn smartphone, zonder printer of scanner. Eenmaal de handtekening geregistreerd, schuift de offerte naar de status ondertekend en start u de materiaalbestelling met een gerust gemoed. De functie opent vanaf het Pro-plan. Ze verkort de tijd tussen het plaatsbezoek en de bestelling bij de groothandel, een echte winst wanneer de levertermijnen voor warmtepompen oplopen. Alles gebeurt op het scherm, wat veronderstelt dat uw klant online is op het moment van goedkeuren.

Een goedgekeurde offerte wordt een factuur zonder dat u ook maar een lijn opnieuw ingeeft. Een eenvoudige ketelwissel wordt met een enkele factuur afgerekend. Bij een warmtepomp gekoppeld aan vloerverwarming int u eerst een voorschot om het toestel te bestellen, daarna, met het Pro-plan, vorderingsstaten, en het saldo op de dag van de indienststelling. Het jaarlijkse onderhoudscontract herfactureert u elk jaar met de hand, zoals elke andere factuur, zonder domiciliering of automatische verlenging. De nummering verloopt vanzelf, de status is te volgen (verzonden, betaald, te laat), en een creditnota maakt u aan bij een handelsgebaar. Drie facturen per maand zitten in het gratis plan.

De e-facturatie is in België verplicht: sinds 1 januari 2026 moet elke onderneming in de B2B elektronische facturen kunnen versturen en ontvangen. Synobat zet uw facturen in het verwachte formaat (Peppol) en kan de elektronische facturen van uw groothandels in verwarmingsmateriaal ontvangen, vaak de eersten die overschakelen. De uitwisseling verloopt via het Peppol-netwerk, hetzelfde dat het Mercurius-platform voor de overheid gebruikt. U bent in orde zonder van software te veranderen. De functie wordt op alle plannen geactiveerd, ook het gratis, na een activatiestap.

De verwarmingsinstallateur schuift van de dringende herstelling naar de geplande vervanging en verder naar de grote warmtepompwerf, soms op dezelfde dag. De werfplanning dient om elke technieker in te delen, de interventies in de week te plaatsen en in een oogopslag te zien wie waar zit. U vermijdt overlappende tijdvakken, houdt marge voor pannes in volle winter en kondigt de klant een datum aan die u haalt. De planning en de teamindeling openen vanaf het Pro-plan.

Bij een verwarmingsinstallatie weegt de arbeid even zwaar als het materiaal in de eindprijs. De tijdsregistratie laat elke technieker zijn uren per werf aangeven, en u legt de werkelijk gepresteerde tijd naast die welke u in de offerte had voorzien. U ziet of een plaatsing van vloerverwarming binnen haar urenbudget bleef of het overschreed, en herkalibreert de volgende offerte om uw marge te beschermen. De opvolging van de uren opent vanaf het Pro-plan.

Wanneer meerdere onderhoudstechniekers en plaatsers de ronde delen, moet elk zijn interventies van morgen kennen zonder u tussen twee ketelpannes op te bellen. Het bedrijfsportaal geeft uw werknemers, van hersteller tot warmtepompinstallateur, inzage in hun planning en hun uren vanaf hun smartphone. De vragen komen op een plek samen in plaats van te verlopen via sms en telefoon, een echte verademing midden in het stookseizoen wanneer de dringende gevallen zich opstapelen. Dit werknemersportaal hoort bij het Business-plan.